Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

MINDSOUL INTERNATIONAL LLC
2880 W Oakland Park Blvd, Suite 225C
Oakland Park, FL 33311, Vereinigte Staaten von Amerika
E-Mail: info@voxpilot.de
Telefon: +49 2191 9413977

2. Datenschutzbeauftragter

Es ist kein Datenschutzbeauftragter benannt, da bei uns weniger als 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind (§ 38 BDSG). Anfragen richten Sie bitte an info@voxpilot.de.

3. Hosting & Server-Standort

Unsere Website und die VoxPilot-Plattform werden auf Servern in Frankfurt am Main, Deutschland gehostet (Anbieter: Hostinger). Alle Verarbeitungen von Nutzerdaten erfolgen primär auf Servern innerhalb der EU. Drittlandtransfers zu US-Anbietern erfolgen ausschließlich unter Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) oder auf Basis des EU-US Data Privacy Framework.

4. Verwendete Tools und Dienstleister

Wir setzen folgende Dienste ein. Der Einsatz erfolgt jeweils auf der genannten Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO.

Die Modelle für Spracherkennung, Sprachausgabe und Textverarbeitung laufen auf der Plattform von Telnyx. Es besteht ein Vertragsverhältnis ausschließlich mit Telnyx; weitere KI-Anbieter setzen wir nicht selbst ein. Kunden können in ihrem Konto abweichende Anbieter für Sprachausgabe oder Sprachmodell auswählen — in diesem Fall werden die betreffenden Daten zusätzlich dorthin übermittelt, und der Kunde entscheidet darüber als Verantwortlicher.

5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung (Cookies, Newsletter, Marketing)
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung (Kontaktformulare, Zahlungen, VoxPilot-Nutzung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — Gesetzliche Verpflichtungen (steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Berechtigtes Interesse (Website-Betrieb, IT-Sicherheit, Direktwerbung)

6. Speicherdauer

Wir löschen automatisiert, nicht auf Zuruf. Ein täglicher Lauf entfernt Daten, deren Frist abgelaufen ist — vollständig, nicht anonymisiert.

Anrufe bei unseren Kunden (VoxPilot als Auftragsverarbeiter):

• Transkript, Zusammenfassung und erfasste Angaben: nach der vom Kunden im Dashboard eingestellten Frist, standardmäßig 90 Tage
• Tonaufzeichnung: nur, wenn der Kunde sie ausdrücklich einschaltet — im Auslieferungszustand ist sie aus

Anrufe bei uns selbst, etwa über den Beratungsassistenten auf dieser Seite (VoxPilot als Verantwortlicher):

• Gesprächstranskript und Zusammenfassung: 90 Tage
• Kontaktdaten von Interessenten: 12 Monate
• Eine Tonaufzeichnung dieser Gespräche findet nicht statt

Sonstiges:

• Server-Logfiles: 30 Tage
• Geschäftskontakte: Dauer der Geschäftsbeziehung + 3 bis 10 Jahre (§ 147 AO / § 257 HGB)
• Backups: 120 Tage
• Cookies: gemäß Angabe im Consent-Banner (max. 12 Monate)

7. Rechte der betroffenen Person

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft über verarbeitete Daten (Art. 15)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16)
• Löschung („Recht auf Vergessenwerden", Art. 17)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21)
• Widerruf erteilter Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77)

Zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf).

8. Auftragsverarbeitung (VoxPilot-Kunden)

Sofern Sie VoxPilot geschäftlich einsetzen und personenbezogene Daten Ihrer eigenen Kunden über unsere Plattform verarbeiten lassen, sind Sie Verantwortlicher im Sinne der DSGVO — wir handeln als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Ein entsprechender Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist Bestandteil unseres SaaS- Vertrags und wird Ihnen vor der Freischaltung zur Verfügung gestellt.

9. Sicherheit

Wir setzen dem Stand der Technik entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen ein (TLS-Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, Passwort-Richtlinien, Logging, regelmäßige Backups mit 120 Tagen Aufbewahrung). Details werden im Rahmen der Anlage TOM zum AVV übermittelt.

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn dies aufgrund gesetzlicher Änderungen oder Änderungen unserer Dienste erforderlich ist. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter dieser Adresse abrufbar.