Allgemeine Geschäftsbedingungen

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für sämtliche Verträge zwischen dem Anbieter und dem Kunden über die Nutzung der SaaS-Lösung VoxPilot sowie damit zusammenhängender Leistungen.

Diese AGB gelten ausschließlich gegenüber Unternehmern im Sinne des § 14 BGB, juristischen Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtlichen Sondervermögen. Sie finden keine Anwendung auf Verbraucher im Sinne des § 13 BGB.

Abweichende Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu.

Angebote des Anbieters sind freibleibend und unverbindlich, sofern sie nicht ausdrücklich als verbindlich bezeichnet werden.

Der Vertrag kommt zustande durch Bestellung des Kunden über die Website des Anbieters, per E-Mail, per Vertragsdokument oder durch Annahme eines konkreten Angebots des Anbieters. Die Annahme durch den Anbieter kann ausdrücklich (Bestätigung per E-Mail) oder konkludent (Freischaltung des Zugangs zur Plattform) erfolgen.

Angaben in Prospekten, Websites, Preislisten oder ähnlichen Werbematerialien werden nur dann Vertragsbestandteil, wenn sie ausdrücklich in Bezug genommen werden.

Der Anbieter stellt dem Kunden VoxPilot als Cloud-Anwendung (Software-as-a-Service) zur Nutzung bereit. VoxPilot ist eine KI-basierte Software zur Bearbeitung telefonischer und verwandter Kommunikationsprozesse (u.a. Anrufannahme, Terminvereinbarung, Priorisierung, Kanal-Übergreifende Zusammenfassungen).

Der konkrete Funktions- und Leistungsumfang ergibt sich aus dem jeweiligen Angebot bzw. der gewählten Tarifstufe. Beta- oder Vorabversionen sind ausdrücklich als solche gekennzeichnet; die Nutzung erfolgt auf eigene Verantwortung des Kunden.

VoxPilot ist kein Notruf-, Notfall- oder Bereitschaftsdienst und kein Ersatz für die eigene telefonische Erreichbarkeit des Kunden. Der Assistent trifft keine medizinischen, tiermedizinischen, rechtlichen oder sonstigen fachlichen Beurteilungen und gibt keine fachlichen Handlungsempfehlungen ab. Die Einschätzung der Dringlichkeit eines Anliegens und jede darauf gestützte Entscheidung verbleiben beim Kunden.

Der Kunde hält für Notfälle einen von VoxPilot unabhängigen Weg vor (§ 9). VoxPilot ersetzt diesen Weg nicht und ist nicht dafür bestimmt, lebens- oder gesundheitskritische Sachverhalte zu erkennen, zu priorisieren oder weiterzuleiten.

VoxPilot beruht auf Verfahren der künstlichen Intelligenz. Solche Verfahren arbeiten nicht deterministisch: Angaben können unvollständig, verkürzt oder unzutreffend erfasst, Anliegen falsch zugeordnet und einzelne Anrufe nicht angenommen werden. Eine in jedem Einzelfall fehlerfreie Erkennung, Zuordnung, Zusammenfassung oder Weiterleitung ist technisch nicht erreichbar und ausdrücklich nicht geschuldet. Geschuldet ist die Bereitstellung der Anwendung nach dem beschriebenen Leistungsumfang, nicht ein bestimmter Bearbeitungserfolg im einzelnen Gespräch.

Der Anbieter räumt dem Kunden für die Vertragslaufzeit ein einfaches, nicht ausschließliches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Nutzungsrecht an der Software ein, beschränkt auf die vertraglich vereinbarte Zweckbestimmung.

Der Kunde ist berechtigt, seinen Mitarbeitern und Erfüllungsgehilfen im Rahmen des Nutzungsrechts Zugang zu gewähren. Eine Weitergabe an Dritte oder Nutzung im Rahmen eines Wiederverkaufsmodells ist ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Anbieters unzulässig.

Alle nicht ausdrücklich eingeräumten Rechte an der Software, insbesondere Urheber- und Markenrechte, verbleiben beim Anbieter.

Die Inhalte, die der Kunde selbst anlegt — insbesondere Begrüßungstexte, Abläufe, Anweisungen an den Assistenten und hinterlegte Betriebsdaten — bleiben dem Kunden zugeordnet. Der Anbieter nutzt sie ausschließlich zur Erbringung der vertraglichen Leistung für diesen Kunden und weder zum Training eigener Modelle noch für andere Kunden. Der Kunde räumt dem Anbieter das dafür erforderliche, auf die Vertragslaufzeit beschränkte Nutzungsrecht ein. Bei Vertragsende kann der Kunde diese Inhalte nach § 13 exportieren.

Hiervon unberührt bleiben die vom Anbieter bereitgestellten Vorlagen und Branchen-Grundmuster; an ihnen erwirbt der Kunde kein eigenes Recht.

Der Anbieter stellt VoxPilot in der jeweils aktuellen Version über das Internet zur Verfügung. Übergabepunkt ist der Router-Ausgang des Rechenzentrums.

Die angestrebte Verfügbarkeit beträgt 98 % im Jahresmittel. Von der Verfügbarkeit ausgenommen sind planbare Wartungsfenster (die nach Möglichkeit außerhalb üblicher Geschäftszeiten liegen) sowie Ausfälle, die auf höhere Gewalt, Angriffe Dritter oder Ausfälle von Vorleistern zurückzuführen sind.

Sofern der Anbieter eine kostenlose Testphase von 14 Tagen anbietet, umfasst diese 150 Freiminuten. Die Testphase endet automatisch mit Ablauf des vereinbarten Zeitraums, ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf. Es entsteht kein kostenpflichtiges Abonnement, sofern der Kunde nicht ausdrücklich einen Tarif wählt.

Der Anbieter ist berechtigt, die Software fortlaufend weiterzuentwickeln und den Funktionsumfang anzupassen, solange die Kernfunktionalität für den Kunden erhalten bleibt. Updates und Feature-Erweiterungen sind während der Vertragslaufzeit inbegriffen.

Der Support erfolgt per E-Mail sowie über die im Konto genannten Kanäle. Der Anbieter bearbeitet Anfragen an Werktagen in angemessener Zeit. Bestimmte Reaktions- oder Wiederherstellungszeiten sind nicht vereinbart; ein Servicelevel wird nur geschuldet, soweit er ausdrücklich in Textform zugesagt ist.

Der Kunde stellt eigenverantwortlich sicher, dass die technischen Voraussetzungen für die Nutzung von VoxPilot erfüllt sind (u.a. Internetverbindung, kompatibler Browser, Telefonie-Schnittstelle).

Der Kunde ist verpflichtet, seine Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und vor unbefugtem Zugriff Dritter zu schützen. Bei Verdacht auf Missbrauch informiert der Kunde den Anbieter unverzüglich.

Der Kunde ist verantwortlich für die Rechtmäßigkeit der über VoxPilot verarbeiteten Inhalte und Kommunikationsdaten, insbesondere für das Einholen erforderlicher Einwilligungen seiner eigenen Kunden und Anrufer nach DSGVO und TDDDG.

Notfallweg. Der Kunde richtet vor der ersten Nutzung einen von VoxPilot unabhängigen Weg für Notfälle ein und hält ihn während der gesamten Vertragslaufzeit funktionsfähig. Er weist Anrufende auf geeignetem Weg darauf hin, wie Notfälle zu melden sind. Diese Pflicht ist wesentlich; sie ist der Grund, warum ein Ausfall oder eine Fehlleistung von VoxPilot beim Kunden nicht zu einer Gefährdung führen darf.

Kontrolle. Der Kunde sieht die von VoxPilot bereitgestellten Zusammenfassungen, Termine und Benachrichtigungen an jedem Werktag mindestens einmal durch. Erkennbare Störungen oder fehlerhafte Erfassungen zeigt er dem Anbieter unverzüglich in Textform an.

Eigene Vorgaben. Der Kunde verantwortet die Anweisungen, Abläufe und Texte, die er dem Assistenten in seinem Konto vorgibt, sowie die Richtigkeit der dort hinterlegten Angaben — insbesondere Öffnungszeiten, Weiterleitungsziele, Preise und Behandlungshinweise.

Untersagt ist insbesondere:

• Reverse Engineering, Dekompilierung, Disassembly der Software
• Nutzung für rechtswidrige, diskriminierende, gewaltverherrlichende oder anderweitig strafbare Inhalte
• Versand von Spam, Verbreitung von Schadsoftware
• Nutzung als Wiederverkäufer ohne separate schriftliche Vereinbarung
• Einsatz in nach EU-KI-Verordnung verbotenen oder als Hochrisiko klassifizierten Anwendungsbereichen ohne separate Prüfung
• Entfernen oder Verändern von Urheber- oder Markenhinweisen

Es gelten die im jeweiligen Angebot bzw. auf der Preisseite ausgewiesenen Preise. Alle Preise verstehen sich als Nettopreise zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer, sofern anwendbar.

Die Rechnungsstellung erfolgt monatlich im Voraus. Zahlungsziel ist 14 Tage netto ab Rechnungsdatum, sofern nicht abweichend vereinbart. Bei Zahlung per Kredit- oder Debitkarte bzw. SEPA-Lastschrift wird der Betrag zum jeweiligen Fälligkeitszeitpunkt eingezogen.

Bei Zahlungsverzug ist der Anbieter berechtigt, Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz sowie eine Mahnpauschale von EUR 15,00 je Mahnung geltend zu machen.

Preisanpassungen werden dem Kunden mit einer Frist von mindestens 3 Monaten in Textform mitgeteilt. Bei Erhöhungen von mehr als 10 % pro Jahr steht dem Kunden ein Sonderkündigungsrecht zum Wirksamkeitsdatum der Preisänderung zu.

Inklusivminuten. Die Vergütung umfasst je Abrechnungszeitraum das folgende Gesprächsvolumen. Maßgeblich ist die Summe der Verbindungsdauer aller vom Assistenten geführten Gespräche, jeweils aufgerundet auf volle Minuten je Gespräch:

• Solo: 300 Minuten je Monat bei 99 EUR netto monatlich
• Business: 1.000 Minuten je Monat bei 199 EUR netto monatlich
• Skalierung: 2.500 Minuten je Monat bei 499 EUR netto monatlich

Überminuten. Wird das Inklusivvolumen überschritten, bleibt der Assistent erreichbar; eine Abschaltung erfolgt nicht. Jede darüber hinausgehende Minute wird mit 0,29 EUR netto berechnet und mit der nächsten Rechnung abgerechnet. Nicht verbrauchte Inklusivminuten verfallen zum Ende des Abrechnungszeitraums und werden nicht vergütet.

Der Anbieter weist den Kunden im Konto und per E-Mail darauf hin, wenn 80 %, 95 % und 100 % des Inklusivvolumens erreicht sind. Der Kunde kann den Verbrauch jederzeit im Konto einsehen.

Nach Ablauf der Testphase beginnt die Vertragslaufzeit. Sie beträgt bei monatlicher Zahlungsweise 3 Monate, bei jährlicher Zahlungsweise 12 Monate. Der Vertrag verlängert sich jeweils um dieselbe Dauer, wenn er nicht mit einer Frist von einem Monat zum Ende der jeweiligen Laufzeit in Textform gekündigt wird. Während der Testphase kann der Kunde jederzeit ohne Kosten kündigen.

Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor, wenn der Kunde mit einer fälligen Zahlung länger als 30 Tage in Verzug ist oder in erheblicher Weise gegen seine Pflichten aus § 9 oder § 10 dieser AGB verstößt.

Nach Vertragsende stellt der Anbieter dem Kunden für einen Zeitraum von 30 Tagen einen Export seiner in VoxPilot erzeugten Daten zur Verfügung, sofern der Kunde dies in Textform anfordert. Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten gelöscht.

Der Anbieter gewährleistet, dass die Software während der Vertragslaufzeit die im Angebot beschriebene Beschaffenheit aufweist. Unwesentliche Abweichungen begründen keine Gewährleistungsansprüche.

Ansprüche wegen Mängeln verjähren in zwölf Monaten ab dem gesetzlichen Verjährungsbeginn. Die Pflicht des Anbieters, die Software während der Vertragslaufzeit in gebrauchstauglichem Zustand zu erhalten, bleibt davon unberührt. Beschränkungen der Haftung nach § 15 bleiben unberührt.

Für KI-generierte Inhalte (z.B. automatische Gesprächszusammenfassungen, Kategorisierungen, Entscheidungsvorschläge) übernimmt der Anbieter keine Gewähr für inhaltliche Richtigkeit oder Vollständigkeit. Der Kunde prüft KI-Outputs eigenverantwortlich, bevor er rechtsverbindliche Entscheidungen darauf stützt.

Einzelne Abweichungen, wie sie nach § 3 dieser AGB mit dem Einsatz eines KI-Systems verbunden und dort ausdrücklich nicht geschuldet sind, stellen keinen Mangel dar.

Ein Recht zur Minderung übt der Kunde aus, indem er den geminderten Betrag zurückfordert. Eine Verrechnung mit laufenden Vergütungen oder deren Einbehalt ist ausgeschlossen; § 22 bleibt unberührt.

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei arglistig verschwiegenen Mängeln, im Rahmen einer übernommenen Garantie, für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie nach dem Produkthaftungsgesetz.

(2) Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung vertragswesentlicher Pflichten. Vertragswesentlich sind solche Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. Die Haftung ist in diesem Fall auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt, höchstens jedoch auf die Nettovergütungen, die der Kunde in den zwölf Monaten vor dem schädigenden Ereignis an den Anbieter gezahlt hat.

(3) Im Übrigen ist die Haftung des Anbieters ausgeschlossen. Soweit nicht Absatz 1 oder Absatz 2 eingreift, gilt dies insbesondere für entgangenen Gewinn, ausgebliebene Einsparungen, Betriebsunterbrechung, Rufschädigung und mittelbare Schäden.

(4) Die verschuldensunabhängige Haftung für bei Vertragsschluss bereits vorhandene Mängel nach § 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB ist ausgeschlossen.

(5) Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter nur bis zu dem Betrag, der bei ordnungsgemäßer und regelmäßiger Sicherung der Daten durch den Kunden zur Wiederherstellung angefallen wäre. Die Pflicht zur regelmäßigen Datensicherung obliegt dem Kunden.

(6) Hat der Kunde einen Schaden mitverursacht, insbesondere durch eine fehlende oder nicht funktionsfähige Notfallweiterleitung, durch unterlassene Kontrolle der Benachrichtigungen oder durch unrichtige eigene Vorgaben nach § 9, mindert sich ein Anspruch entsprechend (§ 254 BGB).

(7) Schadensersatzansprüche des Kunden verjähren in zwölf Monaten ab dem gesetzlichen Verjährungsbeginn. Für Ansprüche nach Absatz 1 gilt die gesetzliche Verjährungsfrist.

(8) Die vorstehenden Regelungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Organe, Gesellschafter, Angestellten und Erfüllungsgehilfen des Anbieters; diese können sich unmittelbar auf sie berufen.

Der Kunde stellt den Anbieter von Ansprüchen Dritter frei, die gegen den Anbieter erhoben werden, weil

• der Kunde VoxPilot vertragswidrig oder rechtswidrig genutzt hat,
• die vom Kunden hinterlegten Inhalte, Anweisungen an den Assistenten oder Daten Rechte Dritter verletzen,
• der Kunde erforderliche Einwilligungen oder Hinweise nach § 9 nicht eingeholt oder nicht erteilt hat, oder
• der Kunde entgegen § 3 und § 9 keinen funktionsfähigen Notfallweg vorgehalten hat.

Die Freistellung umfasst die angemessenen Kosten der Rechtsverteidigung. Der Anbieter unterrichtet den Kunden unverzüglich über die Inanspruchnahme, gibt ohne dessen Zustimmung kein Anerkenntnis ab und schließt keinen Vergleich. Die Freistellungspflicht entfällt, soweit der Kunde die Rechtsverletzung nicht zu vertreten hat.

Ereignisse höherer Gewalt, die dem Anbieter die Leistung wesentlich erschweren oder unmöglich machen, befreien ihn für die Dauer der Störung von der Leistungspflicht; vereinbarte Fristen verlängern sich entsprechend. Als höhere Gewalt gelten insbesondere Naturereignisse, Epidemien, Krieg, Arbeitskämpfe, behördliche Anordnungen, großflächige Störungen des Internets sowie Ausfälle von Vorleistern — namentlich der Telefonie-, Rechenzentrums- und Sprachmodellanbieter, die im Auftragsverarbeitungsvertrag aufgeführt sind —, soweit der Anbieter diese nicht zu vertreten hat und sie nicht mit zumutbaren Mitteln abgewendet werden können.

Der Anbieter unterrichtet den Kunden unverzüglich über Eintritt und voraussichtliche Dauer. Dauert die Störung länger als 30 Tage an, kann jede Partei den Vertrag außerordentlich kündigen; bereits gezahlte Vergütungen für den nicht erbrachten Zeitraum werden erstattet.

Die Parteien verpflichten sich, alle im Rahmen der Vertragsdurchführung erlangten vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei geheim zu halten und nur für vertragliche Zwecke zu verwenden. Diese Verpflichtung besteht auch nach Vertragsende fort.

Beide Parteien beachten die Vorgaben der DSGVO, des BDSG und des TDDDG. Soweit der Anbieter im Rahmen der Erbringung der Leistungen personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Er ist integraler Bestandteil dieses Vertrags und kommt mit der Zustimmung bei der Anmeldung zustande; Art. 28 Abs. 9 DSGVO lässt dafür das elektronische Format ausdrücklich zu.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung enthält unsere Datenschutzerklärung.

VoxPilot kann Schnittstellen zu Drittanbietern (z.B. Kalender-, CRM-, Telefonie- oder Zahlungsdiensten) enthalten. Für Verfügbarkeit, Funktionsumfang und Datenschutz dieser Drittanbieter ist der jeweilige Betreiber verantwortlich. Eine Haftung des Anbieters für Leistungen Dritter besteht nur nach Maßgabe des § 15.

Der Anbieter ist berechtigt, diese AGB anzupassen, soweit dies aus wichtigem Grund (z.B. Änderungen der Rechtslage, technische Weiterentwicklung, wirtschaftliche Rahmenbedingungen) erforderlich und für den Kunden zumutbar ist.

Der Anbieter teilt Änderungen dem Kunden mindestens 4 Wochen vor Wirksamwerden in Textform mit. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb dieser Frist, gelten die geänderten AGB als angenommen. Auf diese Rechtsfolge wird in der Änderungsmitteilung gesondert hingewiesen. Widerspricht der Kunde, hat der Anbieter das Recht, den Vertrag zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Änderung mit einer Frist von einem Monat zu kündigen.

Ein Aufrechnungsrecht steht dem Kunden nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Gegenforderungen zu. Ein Zurückbehaltungsrecht darf der Kunde nur hinsichtlich Ansprüchen aus demselben Vertragsverhältnis geltend machen.

Die Übertragung von Rechten und Pflichten aus dem Vertrag durch den Kunden auf Dritte bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Anbieters.

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG) und der Verweisungsnormen des internationalen Privatrechts. Zwingende Verbraucherschutzvorschriften des Staates, in dem der Kunde seinen gewöhnlichen Aufenthalt hat, bleiben unberührt.

Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist Frankfurt am Main. Die Vereinbarung beruht auf § 38 Abs. 2 ZPO; der Anbieter hat keinen allgemeinen Gerichtsstand in der Bundesrepublik Deutschland. Der Anbieter ist berechtigt, den Kunden auch an dessen allgemeinem Gerichtsstand zu verklagen.

Der Auftragsverarbeitungsvertrag nach § 19 ist Bestandteil dieses Vertrags. Widersprechen sich seine Regelungen und diese AGB, gehen die Regelungen des Auftragsverarbeitungsvertrags vor, soweit sie den Datenschutz betreffen.

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so wird die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hiervon nicht berührt. Die Parteien werden die unwirksame Bestimmung durch eine wirksame Regelung ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung möglichst nahe kommt.